この手順で作る状態
退職者がMicrosoft 365へ再アクセスできない状態を作りながら、必要なメール、OneDrive、担当現場のデータを会社へ引き継ぎます。アカウントを最初に削除しないことが重要です。
退職日前に決めること
| 項目 | 決定内容 |
|---|---|
| 停止時刻 | 最終勤務日の何時に停止するか |
| 承認者 | 人事・所属長・経営者の誰が指示するか |
| 引継ぎ先 | メール、OneDrive、Teams、現場共有先 |
| 会社端末 | PC、スマホ、タブレット、USB、鍵の回収 |
| 外部サービス | CAD、施工管理、オンラインストレージ、VPN |
1. アクセスを止める
停止指示を確認後、次を実施します。
- パスワードをリセットする
- すべてのセッションからサインアウトする
- サインインをブロックする
- 必要に応じてサインインセッションを失効する
- Exchangeのメールアプリ・モバイルアクセスを確認する
Microsoftの説明では、サインインのブロック反映に時間がかかる場合があります。パスワードリセットとセッション処理を組み合わせます。
2. 端末を処理する
- 会社所有PCを回収し、ネットワークから切り離す
- Intuneで最終同期時刻を記録する
- 個人スマホには会社データの選択的ワイプを検討する
- 紛失・未返却端末は別の事故対応手順へ切り替える
- 回収後のPCは証拠保全や引継ぎ確認前に初期化しない
3. メールとOneDriveを引き継ぐ
Microsoft 365管理センターから、引継ぎ担当者にOneDriveへのアクセスを付与します。必要なファイルは共有ライブラリへ移動します。
メールを転送するか共有メールボックスへ変換する場合は、元アカウントをすぐに削除しません。転送期間、返信者、終了日を決めます。
4. グループと外部サービスを確認する
- Microsoft 365グループ、Teams、SharePoint
- 共有メールボックス
- 現場・案件ごとの外部共有
- VPNとWi-Fi
- CAD・積算・施工管理サービス
- 電子契約、クラウドストレージ
- 複合機のアドレス帳やスキャン先
Microsoft 365だけ止めても、他サービスの個別アカウントが残る場合があります。
5. ライセンスとアカウントを整理する
データ保持とメール運用を確認した後、ライセンスを回収します。アカウント削除は最後に行います。Microsoftは、削除後のアカウントやデータに保持期間があることを案内していますが、保持要件は契約・法務・バックアップ方針に応じて別途決めます。
完了確認
- サインインがブロックされている
- セッションを失効した
- 会社端末を回収または遠隔処理した
- メールとOneDriveの引継ぎ先を確認した
- Teams・SharePoint・外部共有を整理した
- Microsoft 365以外のサービスを停止した
- 実施者、時刻、結果を記録した